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ERFS(エルフス)外国人新規入国の申請手続

こんにちは、入管申請取次行政書士の川添です。今日はERFSについての解説です。

新型コロナによる水際対策で、現在外国人の日本への入国が制限されてきましたが、今日2022年3月1日からようやく入国制限が緩和されました。そのためには、ERFS(エルフス)をつかって、インターネット上での申請をすることになります。

ここでは、このERFS(エルフス)の申請の方法、そして最後に行政書士への依頼の方法についてお伝えします。

ERFS(エルフス)とはなにか。

ERFSは、外国人の人があらたに日本に入ってくるときに必要な「外国人新規入国オンライン申請」に使うシステムのことです。入国者健康管理センターがおこなう入国者健康確認システム(Entrants, Returnees Follow-up System)の略のようです。

外国人の人が新たに日本に入るためには、通常「在留資格認定証明書」という文書を日本の入管でとってもらって、それをその国にある日本大使館や領事館で提出すれば、日本への入国ビザがもらえます。

ただ、今、2022年3月1日時点では、新型コロナウイルス対策のために日本への入国が制限されており、この在留資格認定証明書に加えて、ERFSを使ってオンライン申請をした上で「受付済証」という書類も一緒に提出することが求められます。この受付済証は、ERFSのオンライン登録によって数日で取れる簡単なものですが、オンライン申請に慣れていない方には難しいかもしれませんので解説します。

ERFSの「外国人新規入国オンライン申請」には、2つのパートがあります。1つは「受入責任者ログインID申請」、もう1つは「外国人入国事前申請」です。まずは受け入れを行う会社や学校、組合などがログインIDをとってから、そのあと入国予定の外国人の入国情報を個別に登録する、、というイメージですね。

ERFS(エルフス)受入責任者ログインID申請とやり方

受入責任者ログインID申請は、受入責任者がERFSを使うためのログインIDをとる手続きです。

https://entry.hco.mhlw.go.jp/

このウェブサイトでおこないます。

受入責任者(会社、学校等)の法人番号を入力する

まず、受入責任者とは、日本にやってくる予定の外国人を受け入れる機関です。たとえば、外国人の人を雇おうとしている会社や技能実習生の組合などですね。あるいは、外国人の人が通おうとしている大学・専門学校などの学校です。入管でよくいわれる「所属機関」とほぼ同じ方になると思います。

こうした受入責任者の方の法人番号を記入する必要があります。もし自社の法人番号がわからない場合は下のこちらから調べて下さい。13桁の番号です。

https://www.houjin-bangou.nta.go.jp/

もし受入責任者が個人事業主の場合はこれを入力します。

もし、受入責任者が会社や学校法人などの法人でない場合には、個人事業主として「水際対策措置代替法人番号」を入れて下さい。

この場合はちゃんと存在する事業者かどうか営業許可番号や資格証番号、技能実習や特定技能などの場合は認定証明書や実習計画認定証などが求められています。これは入力画面の(10)のその他書類に資料を添付します。

ちょっと例外的ですが、日本で起業するため法人設立等を依頼した外国人の方は、たとえば一人法人を作る場合などは日本に所属機関がないので、士業(司法書士や税理士、行政書士など)に受入責任者になってもらうこともあると思います。

いずれにしても、受入責任者が法人ではないときは、個人事業主の方が「水際対策措置代替法人番号」をさがして入力してください。

受入責任者の名称を入力します。

つぎに、名称をいれます。

名称は正式な法人名や学校名です。株式会社〇〇とか、学校法人XXとかですね。個人事業主の場合は屋号(行政書士●●事務所とか、美容室●●とか)や個人名が入ります。起業した時に税務署にだした開業届などで書く正式な名称ですね。

受入担当者の名前、メール、電話番号をいれます。

そして、受入担当者について入力します。

これは、その会社・学校のなかで、外国人の受入れを担当する人です。人事部担当係長さんとか、そういう人ですね。個人事業主さんだと経営者ご本人かもしれませんが、それなら責任者と同じ名前でも問題ありません。

注意すべきはメールアドレスです。このメールアドレス1つごとに1つのログインが与えられます。担当者さんのメールあてにログインIDの通知(パスワードや証明書も添付されます)が来ますのでメールを随時確認できる人の情報を入力しましょう。なお、フリーメールは使えません*(Gmail, Hotmail, Yahooメールなどが不可となっているようです)。

*追記:3月4日本日情報では、個人事業主はフリーメールOKになったようです。Gmailの人多かったので電話でかなり苦情も言いましたが^^; また、法人の場合も「法人事業概要説明書(確定申告書の一部ですね)」の法人名、法人番号、受付済印の部分だけを写真にとって資料添付すればOKになる場合もあるようです。ご参照ください。

また、電話番号も入力が必要です。会社の電話や担当者の電話番号になりますが、これも間違えずに入力しましょう。

さらに、gBizIDも任意に入力が求められますが、もっていなければ無視してください。

(9)の委任状はあとで説明する代理の場合のみ使います。この手続を私たち行政書士に有償代理で依頼する場合に使いますが、ご本人で入力される場合はいりません。無視してください。

ERFSからのログインID申請受理メールがとどく

必要な箇所を全部入力できたら、「確認」と書いているところを確認してチェックをいれてください。「申請」ボタンをおせばおしまいです。早ければ翌日くらいにはERFSからメールが届いていると思います。

「ログインID申請受理:証明書の送付につきまして」というメールがとどいていたら、成功です。次のステップに進んで下さい。

もし、「ご入力いただいたメールアドレスについてフリーメールの申請は原則できません」などのメールが来た場合は申請不受理です。再度新しいメールアドレスで登録申請をしなおして下さい。

ERFS(エルフス)の外国人の入国事前申請とやり方

さて、ID申請受理がおわったら、入国事前審査になります。

ログインID申請受理のメールに3つの資料が添付されていたと思います。①証明書と②証明書のパスワードと③ログインパスワードの3つですね。まずは①証明書をパソコンにおとして②証明書パスワードで読み込みましょう。通常、パスワードを入力すれば問題なくOKになるはずです。

つぎに、ERFSログインページに入って、入国情報を入力していきます。

https://erfs-webapp.emergency.co.jp/ui-auth/faces/common/index.xhtml

①と②がうまくできていたら、メールアドレスと③パスワードをいれる画面がでるはずです。メールアドレスと③パスワードを入力しましょう(パスワードはすぐに別にものに変えてOKです)

受入責任者の情報を確認する

まずは、受入責任者の情報が正しいかを確認しましょう。会社名・学校名などがすでに記載されていると思います。住所は入力しましょう。

入国予定者情報を入力する

ここからは、日本にくる予定の外国人の方の情報を入力していくだけです。「一人ずつ入力」を押して入力していきましょう。(まとめて入力もあります)

これらは、パスポート通りにしっかり確認して入力しましょう

以上は、会社・学校が用意してあげるのか、本人が決めるのかによって、それぞれ確認してください。

登録がおわったら、入帰国予定者登録に「はい」をしてください。入国事前申請の登録リストにのります。

入国事前申請をするその前に。

入国事前申請の登録でちゃんと個人情報や入国情報を記入できたら、いよいよ入国事前審査です。といっても簡単です。

ただ、先にかならず「誓約書」をチェックしましょう。これです。大事ですので。

 

ERFS誓約書

 

入国事前申請を「提出」する *ちょっと見にくい

誓約書を確認したら、申請する外国人の名前を事前申請の登録のリストから選んで、入国事前申請の「提出」をおしてください。誓約書も確認してチェックをして「同意」を押して下さい。これで完了です。「登録」だけでなく別途「提出」が必要なのはちょっとひっかかりやすいですが(システムわかりにくいですよね。。汗)、忘れずに提出してください。

時間はそんなにかかりません。それから15分もすれば「受付済証」が発行されます。

入国事前申請の「一覧」のリストをみると、右上に「受付済証」のマークが点灯していたらOkです。ダウンロードしてください。もし、ここの「一覧」に名前が記載されていなければメニューの「入国事前申請 一覧」のところを押したあとに、「虫眼鏡のマーク」を押してみて下さい。これも消えていることがあるのでわかりにくいですけど焦らないように^^;

受付済証を外国人本人に送る

受付済証のPDFをダウンロードできたら、外国にいる外国人本人にメールなどで送りましょう。向こうでプリントアウトして大使館・領事館にもっていきます。

これで手続き完了ですね。お疲れさまでした。

おまけ:認定証明書の有効期限に注意!

一点だけ、よく聞かれるのでご確認ください。外国人が新たに日本に入国する際には、最初にお伝えした通り、短期ビザをのぞいて、認定証明書をすでにもっている必要があります。この認定証明書は通常は3ヶ月の有効期限があります。書面にもそのように書いていると思います。

ただ、コロナの特例でこの有効期限が伸びているので確認ください。2022年3月1日現在では次のとおり期限延長されています。

つまりは2020年1月以降(コロナ蔓延ころ)以降この2年の間に作られた認定証明書は、まだ有効だということです(3月1日現在)。ただし、すでに3ヶ月を過ぎている場合には「申立書」が必要ですので作っておいてください。

つまり、3ヶ月以上たった認定証明書をつかって新規入国するには、、、

が必要だということです。ご確認ください。

ERFS(エルフス)の申請代理を行政書士に依頼する場合

さて、ここまでの手続きはそんなに難しくはなかったかもしれません。ERFS上に詳しい説明もあるのでオンライン申請に慣れている人には問題ないでしょう。

ただ、もしオンライン申請は不慣れて心配、時間がなくてなかなか作業できない等の場合には行政書士に有償代行を依頼することはできます。(当事務所でも2月25日以降3月1日現在ですでに10数件を行っています)。*4月20日時点で約40件。

いくつか手順があるので、もし興味がある方は読み進めてください。

また、非常に問い合わせの多い「ワーキングホリデービザ」や「経営管理(4ヶ月)ビザ」などで日本に受入責任者となる会社がない場合のご相談は、別手続きになりますのでさらに下を参照ください。

1.委任状をご用意ください。

まず、受入責任者ログインID申請を行いますので、委任状をご準備いただきます。下のメールまたはLINEにご連絡いただければ委任状の雛形をお送りします。会社名、代表者名、担当者名、メールアドレス、電話番号などをご記入いただき返送いただきます。(個人事業の場合は別途証明書等が必要になる場合があります)

2.ログインIDメールを転送ください。

当方でログインID申請を行いますので、ERFSから申請受理のメールが届きましたら、そのメール内容を当事務所宛メールに転送ください。そのまま次のステップに進みます。

3.外国人情報・入国情報を送付ください。

日本に来る予定の外国人の方のパスポートコピー(個人情報)、入国予定日と滞在場所などをお伺いします。予めご準備ください。また、個人情報にあたるので職業守秘義務を負った専門家にできるだけ依頼されることをオススメします。行政への申請手続きを有償で受任できるのは原則行政書士に限られていますのでご参照ください。

4.当事務所の費用

当事務所での代行費用は以下の通りとなっております。

手続きや費用の詳細についてはメールまたはLINEでお問い合わせくくださいませ。

ERFS(エルフス)の受入責任者を行政書士に依頼する場合

ERFSは、日本にある事業主(個人事業主や会社)が「受入責任者」となってID登録する必要があります。しかし、「ワーキングホリデービザ」でまだ会社が決まってい場合や外国人の起業準備で用いる「経営管理4ヶ月」ビザの場合、などは日本で受入責任者となってくれる事業主が見つからない場合があります。

そのような場合は、当事務所でも以下の手続きによって、当事務所が「受入責任者」となってERFS登録することもお受けしています。ただし、当事務所が責任者となる場合、万一外国人ご本人が入国の際の日本ルールに従わない場合、当事務所がその責任を負うことになるため、下記の手間・費用がかかることはご了承ください。また、ご不明点は下記までお問い合わせください。

1.メールまたはLINEでご依頼ください

ERFSの受入責任者の依頼は、下記のメールまたはLINEで問い合わせください。面談日程(受入責任者のご依頼の際は必須)を調整します。

2.本人確認、入国情報と誓約事項を面談で確認します

ご依頼者ご本人と面談します。ここでは下記の点を確認します(日本語・英語対応。その他の言語は通訳をご自身でご用意ください)。15分程度で終わります。

3.入国時(前後3日間)の報告

日本に入国の際には、入国当日から3日間毎日、滞在場所と健康状態をメールでご報告いただきます。

4.当事務所の費用

費用として33,000円(税込)をいただいております。面談確認、ERFS申請手続き、受入責任者として報告受領を含みます。

 

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